Основни правила, фази и дейности при разработване на проект

Досега в часове по компютърно моделиране и информационни технологии (КМИТ) се запознахме с основните функционалности на програмите Paint, Word, PowerPoint, Excel и др., както и с възможностите за създаване на интерактивни приложения и образователни игри чрез използване на език с блоково програмиране и скриптов текстов език.

От примерите и решените в уроците задачи научихме как да прилагаме тези възможности в самостоятелната си практическа работа. Още много упражнения направихме с допълнителните задачи от приложените учебни ресурси. Сега предстои най-интересното – да използваме наученото извън часовете по КМИТ. Със задачи, изискващи събиране, организация и представяне по подходящ начин на данни (информация), се сблъскваме и при изучаването на други учебни предмети, при провеждането на различни дейности в училище и извън него. За да може да се справяме успешно с решаването на такива задачи, трябва да следваме определени технологични правила. Удобна рамка за организация на усилията при решаване на практически задачи от всички области на човешката дейност е проектът. Ще разгледаме особеностите на решаване на проблеми от реалния живот чрез осъществяването на проекти.

Ето някои важни характеристики на всеки проект:

• Проектът трябва да е полезен – да решава някакъв проблем, представляващ интерес. Резултатът от проекта може да е жилищна сграда, участък от пътна магистрала, нов тип компютърно устройство или по-мощна и по-удобна за потребителя операционна система. Но резултат от проекта може да бъдат също събрани и оформени в компютърна презентация данни за историята на училището или почистване на училищния двор и околностите, за да бъде пребиваването на учениците там по-приятно.
  
  
• Проектът трябва да е целесъобразен. Това ще рече, че или проектът е уникален – т.е. резултатите, които ще бъдат получени при реализацията му, не съществуват, или че съществуват такива резултати, но не са достъпни – не могат да се използват наготово, не могат да се купят или купуването им не е оправдано икономически. Например, данни за историята на училището сигурно съществуват, но трябва някой да се заеме със събирането им, подреждането и оформянето на презентация.
  
  
• Проектът изисква работа в екип – реализира се от няколко изпълнители, които трябва да разпределят и координират работата си така, че проектът да се реализира в искания срок и обем. Много е важно добре да се планират задачите и отговорностите на изпълнителите – да се отчетат личните им качества и компетентности по отношението на възлаганата част от работата.
  
  
• Проектът налага определена дисциплина – в описанието на проекта са дадени изискванията както към вида и качествата на очакваните резултати, така и към процеса на осъществяването му – в каква среда ще бъде изпълнен, с какви ресурси и в какъв срок. Неспазването на дисциплината може да доведе до невъзможност от отделните части да се „сглоби“ очакваният резултат или да не се спазят предвидените срокове.

Процесът на реализация на проект преминава през следните основни етапи (фази) – планиране, анализ, проектиране и осъществяване (разработване и внедряване), като съвкупността от тези етапи наричаме жизнен цикъл на проекта. Работата по отделните етапи в процеса на развитие на проекта може да бъде осъществявана както последователно, така и паралелно, като във всеки момент може да се връщаме при необходимост и на по-преден етап.

Независимо от различните си цели, сложност и продължителност проектите се реализират чрез една и съща последователност от дейности.

В резултат на възникнала нужда човек (или група от хора), за кратко наричан възложител, решава да инициира проект, резултатите от който да задоволят възникналата нужда. Възложителят описва задачата от своя гледна точка. Това описание може да не е много подробно и дори да е неприемливо от професионална гледна точка, защото често възложителят не е специалист в областта на проекта.

С приготвеното описание възложителят търси човек или група от хора, които са в състояние да разработят и да изпълнят съответен проект и които накратко ще наричаме изпълнител. Не е изключено възложител и изпълнител на проекта да е един и същ човек или група от хора.

Със съвместните усилия на изпълнителя и възложителя се създава задание на проекта. То трябва да съдържа кратка формулировка на задачата, цели, по-подробно описание на същността на проекта, очаквани резултати и изисквания. Част от изискванията се отнасят към процеса на разработване (инструментални средства, технологии, ресурси и т.н.), а други – към очакваните резултати – обем, съдържание и качество на продуктите. След анализ на заданието изпълнителят сформира екип и определя ръководител на проекта.

След като заданието е готово, започва етапът на планиране на работата. На този етап след внимателно проучване на заданието екипът от изпълнители трябва да:

• определи основните задачи, продължителността им и последователността, в която ще се изпълняват;
• разпредели задачите между членовете на екипа в зависимост от компетентностите им. Ако проектът е много голям, може да се раздели на няколко подпроекта, като за всеки подпроект се определят работна група за реализацията му и съответен отговорник.
• се състави подробен план-график за изпълнението на проекта, като за всяка задача се определят срокът за нейното изпълнение, видът, съдържанието и качеството на представяните материали;
• се съставят индивидуални планове на членовете на екипа, в които да се определят отговорностите на всеки член.

По време на планирането могат да се установят важни особености на проекта, които не са били посочени в заданието – определени дейности не могат да бъдат извършени в очаквания срок, не могат да бъдат направени с наличния инструментариум или могат да бъдат реализирани в по-общ и по-полезен вид. В такъв случай може да се наложи да се уточни заданието и след съгласуване с възложителя да се повтори етапът на планиране.

На етапа на осъществяване на проекта се извършват планираните дейности. Този етап е специфичен за проектите от различни области, но може да се каже, че най-важното за него е всички участници да се хванат здраво за работа, да следят за спазването на определените в индивидуалните си планове срокове и да предават навреме предвидените материали – продукти и документация.

Колкото до спецификата на осъществяването на проекти по КМИТ, цялото обучение по предмета през трите учебни години е изцяло насочено към овладяване на знанията и уменията, необходими за осъществяване на такива проекти. Ако сте работили старателно през тези три години в учебните часове и сте изпълнявали редовно препоръчваните домашни и извънкласни работи, тогава непременно ще се справите с предизвикателствата на възложения проект.

Добре е, обаче, да имате предвид следното. Характерът на информационните технологии е особен – тези технологии са в процес на непрекъснато развитие, обновяване и усъвършенстване. Променят се компютрите, с които работим, променят се операционните системи, променят се и приложните програми, с които сме се научили да работим, появяват се нови, още по-полезни програми. Освен това, информационните технологии са много разнообразни и предоставят много алтернативи за решения, така че не е възможно всичко, свързано с прилагането им, да бъде изучено в училище. Колкото и качествено да е било обучението ви и колкото и старателни да сте били по време на учебния процес, ще се наложи непрекъснато да учите нови неща, като четете самостоятелно описанията на приложните програми и да овладявате нови умения. Работата по осъществяване на един проект е чудесна възможност да го направите.

На този етап на работа над проекта трябва да бъдат извършени следните дейности:

• Организират се срещи с възложителя, на които да бъдат демонстрирани, макар и в не окончателен вид, разработените продукти. Добре е крайният потребител да разгледа тези продукти навреме, за да оцени дали отговарят на очакванията му, да направи необходимите забележки и ако се налага, да се внесат изменения. Много е трудно да се осъществи тази дейност, когато екипът от изпълнители е едновременно и възложител. Често изпълнителят е склонен да пренебрегне допуснатите от него грешки, които много по-лесно се забелязват от страничен наблюдател. В такъв случай е необходима строга вътрешна дисциплина. Възможно е да се възложи на част от членовете на екипа да играят ролята на „външни“ оценители, да търсят и посочват слабости в реализацията. Възможно е също различните подгрупи да си разменят ролите, като се редуват да оценяват работата на своите колеги.
• Оформят се разработените продукти в окончателен вид, като се вземат предвид направените от възложителя забележки. Специално при проектите, реализирани с помощта на информационни технологии, е важно да се обърне внимание на правилното изписване на текстовете, четливостта им, яснотата на илюстрациите, коректността на въведените данни и т.н.
• Представя се завършеният проект пред възложителя за окончателна оценка.
• Договарят се с възложителя срокове и условията за „съпровождане“ – период от време, през което възложителят, използвайки разработените продукти, следи за грешки или пропуски, съобщава ги на изпълнителя и той прави необходимото за отстраняването им.

Реализацията на големи проекти е свързана с една спомагателна дейност – документиране на проекта. Обикновено по време на всички споменати по-горе дейности се създават най-различни вътрешни за изпълнителя служебни документи, свързани по-малко с конкретния проект, а по-скоро с организацията на работа по проектите изобщо – планове, протоколи от обсъждания, възникнали съществени проблеми и начините, по които екипът се е опитал да ги разреши както успешно, така и неуспешно.

Тази документация е важна за екипа от изпълнители, защото спомага за изграждане на т.нар. организационна култура, която е необходима за ефективната работа по бъдещи проекти.

Отделно от това е много полезно да се документират и всички създадени продукти – да има описание на предназначението им, структурата и характеристиките им, на използваните методи при създаването им.

Тази документация, наричана съпровождаща, е полезна при по-нататъшното развитие на проекта, защото използването в реални условия може да породи идеи за подобряване или разширяване.

Не на последно място, при документиране на проекта е важно да се създаде и т.нар. потребителска документация – описание на начина на работа със създадените продукти. Тъй като не е възможно изпълнителят да бъде винаги наблизо до крайния потребител на продуктите и да помага по време на тяхното използване, добре е да има такава документация, в която потребителят да може да направи необходимите справки, когато възникне неяснота по начина на използване.

Това, че е поставена като последна в списъка, не означава, че тази дейност трябва да се извърши след всички останали. Работата по документиране на проекта е трудна, изисква много време и трябва да се извършва непрекъснато, успоредно с останалите дейности. Освен това е много трудно, когато изпълнителят се отдалечи във времето от един етап на работата, да се върне към него, да си припомни всичко направено, проблемите, с които се е сблъскал тогава, и как ги е разрешил и т.н. Това, естествено, води до отказ на изпълнителите да създават съответна документация и в крайна сметка процесът на документиране може да остане незавършен.