В предишните уроци се запознахме с информационните технологии за работа с графична, текстова, звукова и видео информация. В практиката много често се налага да се използва и друг вид информация – числова. Такава информация е необходима във всички области, където се извършват действия с числа. Например за оформяне на класиране в състезания, пресмятане на заплати, изготвяне на справки и отчети в различни области. За по-добро онагледяване и по-лесно обработване тази информация се представя в таблици.

Да разгледаме следната задача: За обзавеждане на компютърен кабинет в училище трябва да бъдат закупени няколко дигитални устройства. Отговорникът за класа е подготвил за всяко устройство (компютър, монитор и принтер) съответните числови данни – цената и необходимите количества, и е пресметнал стойността на поръчката. След това е попълнил данните в таблицата:

Данните са записани в клетките на таблицата, подредени в редове и колони. Обикновено в първия (най-горния) ред и в първата (най-лявата) колона на такава таблица се изписва текст, който обяснява предназначението на съответния ред или колона. Стойностите в клетките от втория до четвъртия ред на колоната Общо (лв.) са получени, като са умножени числата от колона Единична цена (лв.) и колона Брой в съответния ред. Изчисленията от таблицата могат да се направят бързо на хартия – на ръка или с помощта на калкулатор.

При по-голям брой закупени стоки обаче ще трябва таблица с повече редове. Тогава възможността за допускане на грешки в пресмятанията е по-голяма. Това е наложило създаването на компютърни програми за въвеждане, редактиране и автоматична обработка на числови данни в таблици. Тези програми се наричат таблични процесори (ТП), а документите, създадени с тяхна помощ – електронни таблици (ЕТ). Прието е в разговорния език табличният процесор също да се нарича електронна таблица.

Ще се запознаем с програмата MS Excel – табличния процесор от пакета MS Office на ОС Windows. Стартираме я от иконата в работното поле на ОС или чрез бутона start от програмите, намиращи се на буквата Е.

 Задача 1
За упражнение да отворим файла Order.xlsx и да поправим правописните грешки в първата колона на таблицата в Лист1.

След това да направим активна клетката B3 и да въведем в нея 500. Стойността в клетка D3 не се промени. За да бъде таблицата вярна, трябва да въведем в D3 числото 2500,00. Ако се налагаше да променим 100 числа, тогава трябва да пресметнем за всяко променено число нова стойност на произведението, да я впишем в съответния ред на колона D и накрая да пресметнем отново и общата сума. Това би обезсмислило използването на електронни таблици.

Да направим активен работния лист Лист2. В него е същата таблица като в Лист1. Нека отново въведем в клетка B3 числото 500 и натиснем клавиша Enter. Сега стойността в клетка D3 автоматично (т.е. без наша намеса) се промени на 2500,00. Нещо повече – автоматично се промени и общата сума на поръчката в клетка D5. Можем да заключим, че някои от данните в електронната таблица се въвеждат, а други се пресмятат. Именно в това е смисълът от използване на електронните таблици: при въвеждане на нови данни преизчисляването на всички клетки, които зависят от тях, се извършва автоматично.

 Задача 2
В таблицата Лист2 от файла Order.xlsx променете стойностите на клетките на таблицата така, както е показано:

Забележка. Използвайте различните начини да активирате клетките.

 Задача 3
Ако са закупени 6 монитора с единична цена 389,99 лв., намерете чрез електронната таблица от Лист2 общата сума. В коя клетка е тя и колко е стойността ѝ?

 Задача 4
Отворете Лист3 на същия файл. В него са срочните оценки на 4 ученици по 5 предмета:
а) Определете в кои клетки ще се изчисляват данните автоматично.
б) След като промените една оценка, колко клетки още променят стойността си и защо?

 Задача 5
В предишната таблица от Лист3 можеше да променяме текста в която и да било клетка. Това може да доведе до неумишлени грешки или злоупотреби – например въвеждане на оценки, по-малки от 2 или по-големи от 6, промяна на клетките за средния успех и др. Активирайте Лист4 на файла и:
а) опитайте да въведете текст в клетка извън таблицата;
б) опитайте да промените клетка от таблицата, която не е оценка на ученик по предмет;
в) въведете в клетките за оценки число, което е по-малко от 2 или по-голямо от 6;
г) въведете сега коректна оценка. Променят ли се данните в други клетки, въпреки че не може да се пише в тях?

Забележка. В листа Лист4 са приложени някои от многото възможности на програмата MS Excel. С част от тях ще се запознаете по-късно.